Ablauf einer Bestellung

Gibt es eine neue Bestellung im Onlineshop, dann lohnt sich der Blick im Backend auf den Bestellstatus, den jede Bestellung im Shop erhält. Diese Meldung orientiert sich anfangs an der aktuellen Zahlungsphase, in der sich Kunde/Kundin befinden.

Bei einer Bestellung in einem Onlineshop laufen einige wesentliche Schritte ab:

• Kunde/Kundin klickt zur Kassa („Begin Checkout“)
• Auswahl der Zahlungsmethode
• Bestätigung der Bestellung
• Weiterleitung zum Zahlungs-Gateway (Online-Banking, Kreditkartenzahlung)
• Durchführung der Zahlung oder Abbruch der Zahlung

Der Bestellstatus hängt im Normalfall auch von der gewählten Zahlungsmethode ab. Diese Statusmeldungen gibt es bei WooCommerce standardmäßig:

• Zahlung ausstehend (pending)
• In Wartestellung bzw. Angehalten (on-hold)
• Fehlgeschlagen (failed)
• In Bearbeitung (processing)
• Fertiggestellt (completed)
• Storniert (cancelled)
• Rückerstattet (refunded)

Zahlungsabbruch versus Stornierung

Besonders bei Nichtdurchführung der Zahlung (Status: Zahlung ausstehend, In Wartestellung bzw. Angehalten, Fehlgeschlagen) tritt gerne Verwirrung bei Shop Betreiber/innen auf. Was gerne übersehen wird: die Nicht-Durchführung der Zahlung nach einer Bestellung gilt nicht automatisch als Stornierung der Bestellung. Der Kunde/die Kundin müsste nun eine alternative Zahlweise vornehmen, denn die Bestellung bleibt aufrecht, solange sie nicht ausdrücklich storniert wird.

Wenn der Verbraucher/die Verbraucherin bestellt, die angebotene Zahlungsmethode aber abbricht, und ohne durchgeführter Zahlung wieder zum Shop zurückkehrt, gilt das nicht als Stornierung der Bestellung. Solange die Zahlung nicht eingetroffen ist, hat aber auch der Shop Betreiber/die Shop Betreiberin die Möglichkeit, die Bestellung nicht anzunehmen und diese letztendlich zu stornieren. Das ist aber kein Muss. Besser wäre zumeist den Verbraucher/die Verbraucherin zur Zahlung aufzufordern, damit die Bestellung angenommen und umgesetzt werden kann.

WooCommerce Bestellstatus

Die WooCommerce Bestellstatus-Meldungen sollen den jeweils aktuellen Stand zeigen, und Hinweise liefern, wer nun was zu tun hat.

Das sind die möglichen Angaben, die WooCommerce bereitstellt (Erklärung bei WooCommerce in Englisch):

Zahlung ausstehend (Pending payment)	Der Auftrag wurde erstellt (die Bestellung ist eingegangen), aber die Zahlung wurde noch nicht ausgeführt. Bestellungen mit diesem Status gelten als unbezahlt. Eine eventuell bessere Bezeichnung wäre Zahlung begonnen. Bleibt es tagelang dabei, so müßte die Bezahlung anderweitig durchgeführt werden, denn die Bestellung gilt als aufrecht. Zumeist ist dieser Status aber nur wenige Sekunden aufrecht. To Do: ev. Kontaktaufnahme mit Kunde/Kundin, wenn dieser Status länger aufrecht bleibt Tipp: Bestellte Ware noch nicht versenden
In Wartestellung bzw. Angehalten (On hold)	Eine Bestellung in diesem Status ist bereits reserviert und der Warenbestand wurde entsprechend reduziert. Aber Sie müssen die Zahlung nach Überprüfung des Eingangs noch bestätigen, indem Sie die Bestellung auf In Bearbeitung, Fertiggestellt oder – wenn es keinen Eingang dazu gibt – auf Storniert stellen. Unter anderem die Bezahlart “Überweisung” nutzt den Status Angehalten, in Abgrenzung zu Zahlung ausstehend. In diesem Fall kann der Status etwa 2-3 Tage aufrecht bleiben. To Do: regelmäßige Kontrolle des Bankkontos auf Eingang der Zahlung; eventuell Kontaktaufnahme mit Kunde/Kundin zur Erinnerung an die ausstehende Zahlung, die bestellte Ware (noch) nicht versenden
Fehlgeschlagen (Failed)	Hier ist die Zahlung beispielsweise aufgrund technischer Probleme oder einer Ablehnung durch die Bank des Kunden/der Kundin fehlgeschlagen. Hinweis: Es ist möglich, dass eine Bestellung nicht sofort auf den Status Failed umgestellt wird, sondern erst einmal auf Zahlung ausstehend verbleibt, bis sie vom Zahlungsdienstleister geprüft wurde. Das tritt häufig bei PayPal auf. To Do: Sehen Sie sich die Angabe zum Grund des Fehlschlagens in der Box »Bestellung Anmerkungen« (Order Notes) direkt bei den Bestelldetails an. Nehmen Sie Kontakt mit Kunde/Kundin auf, versenden Sie noch nicht die bestellte Ware
In Bearbeitung (Processing)	Bestellungen mit diesem Status sind bezahlt, warten aber noch auf die Abwicklung (z. B. in Form des Artikelversands). Alle Produkte mit Ausnahme derjenigen, die Virtual and Downloadable sind (also virtuelle und herunterladbare Produkte), verbleiben in diesem Status, solange Sie diesen nicht manuell abändern. To Do: Versenden Sie die Bestellung, danach ändern Sie den WooCommerce Bestellstatus manuell auf »Abgeschlossen«
Abgeschlossen (Completed)	Die Zahlung war erfolgreich und die Bestellung wurde vollständig abgewickelt (also versendet). To Do: falls es nicht bereits passiert ist, sollte spätestens jetzt die Rechnung versendet werden
Storniert (Canceled)	Die Bestellung wurde durch einen Administrator/Administratorin oder den Kunden/die Kundin manuell storniert. To Do: eventuell Bestätigung der Stornierung an den Kunden
Rückerstattet (Refunded)	Die Bezahlung wurde nach dem Storno durch Sie (Administrator/Administratorin) zurückerstattet, etwa bei falscher Lieferung oder im Rahmen einer Kundenreklamation. To Do: Frage nach dem Grund der Stornierung seitens Kunde/Kundin
Authentifizierung erforderlich (Authentication required)	Dieser Status kann ebenfalls auftreten, wenn etwa der Kunde die Transaktion noch authentifizieren und alle erforderlichen Voraussetzungen erfüllen muss. Die Bestellung bleibt dabei aufrecht, aber die Zahlung ist noch nicht eingegangen.
Entwurf (Draft)	Wenn Sie einen Auftrag manuell erstellen und die Erstellung aufgrund fehlender Informationen unterbrechen möchten, können Sie ihn als »Entwurf« markieren, um später darauf zurückzugreifen. Alternativ: Wenn jemand den Bestellvorgang mit Hilfe von WooCommerce-Blöcken startet, wird ein Bestellentwurf mit den Artikeln, der Versandart und den Adressdaten des Kunden erstellt. Dieser Auftragsentwurf hat den Status »Checkout-Entwurf«. Wenn der Kunde/die Kundin Informationen in den Blöcken »Warenkorb« oder »Kasse« aktualisiert oder hinzufügt, wird dieser Bestellentwurf ebenfalls aktualisiert. Der Checkout-Entwurfsstatus ist nur für Shops sichtbar, die: * das WooCommerce Blocks Feature-Plugin aktiv haben und * die Blöcke »Warenkorb« und »Kasse« verwenden.

Bei erfolgreicher Bezahlung mittels Kreditkarte erfolgt das automatische Umschalten von Zahlung ausstehend auf In Bearbeitung in der Regel sehr schnell. Nun kann der Händler/die Händlerin die bestellte Ware zum Versand bringen.

Auch bei Zahlung mittels PayPal kann der Status In Bearbeitung binnen weniger Sekunden aktiviert werden.

In der Detailansicht einer Bestellung lassen sich zahlreiche Eigenschaften der Bestellung, der enthaltenen Posten sowie der berechneten Preise manuell abändern. Es können auch neue neue Produkte, Gebühren und Versandkosten hinzugefügt werden (in Absprache mit dem Kunden/der Kundin). Solche Angaben können meistens nur dann bearbeitet werden, wenn der Bestellstatus auf „Entwurf“, „In Wartestellung“ oder auf „Zahlung ausstehend“ steht.

Status »In Wartestellung«

Die Ware der Bestellung #4680 (erste Zeile) sollte jetzt noch nicht versendet werden. In diesem Fall wurde Überweisung als Zahlmethode gewählt, das Geld war aber noch nicht eingetroffen. Etwa zwei Tage später stellte sich der Status automatisch um auf »In Bearbeitung« (das hat das Zahlungsgateway gemacht, da das Geld mittlerweile eingetroffen war), erst ab da konnte die Bestellung angenommen und bearbeitet werden.

Die Ware der Bestellung #4679 (zweite Zeile) kann dagegen bereits für den Versand vorbereitet werden, da die Zahlung, im konkreten Fall über PayPal, eingetroffen ist. Das wurde von PayPal an den Onlineshop automatisch kommuniziert.

Zahlungsgateways

Dann gibt es da noch die Angaben der Zahlungs-Gateways, wie Stripe oder mollie. Je nach genutzter Zahlweise durch den Kunden/die Kundin finden sich im Dashboard bei diesen Plattformen ebenfalls Kurzangaben zum Status der Zahlung.

mollie

Diese Angaben kann man beim Anbieter mollie sehen:

Status	Bedeutung
Bezahlt	Der Kunde/die Kundin hat die Zahlung erfolgreich getätigt.
Offen	Eine Zahlung wurde in die Wege geleitet, aber noch nicht fertiggestellt.
Verfallen	Möglicherweise hat der Kunde/die Kundin die Zahlung abgebrochen oder nicht rechtzeitig bezahlt. Die Zahlungsfrist ist je nach Zahlungsmethode unterschiedlich. Bei Banktransfers kann die Zahlungsfrist 12 Tage betragen, bei Kreditkarten-Zahlung nur 30 Minuten.
Abgebrochen	Normalerweise bedeutet das, dass die Person, die etwas bei Ihnen gekauft hat, auf „Zahlung stornieren“ geklickt hat. Ihre Kundschaft kann eine Klarna-Bestellung nur stornieren, wenn Klarna die Zahlung noch nicht genehmigt hat. Sie können eine Klarna-Bestellung so lange stornieren, bis sie als „versandt“ gekennzeichnet ist.
Blockiert	Das System hat diese Zahlung als verdächtig markiert, daher hat mollie diese blockiert, um den Onlineshop vor Betrug zu schützen.
Fehlgeschlagen	Die Zahlung ist fehlgeschlagen. Das kann an einer Störung bei der Bank des Kunden/der Kundin liegen.
Abgerechnet	Das Geld wurde auf das Geschäftskonto des Onlineshops überwiesen.
Rückbelastet	Der Kunde/die Kundin hat eine Zahlung per Kreditkarte rückgängig gemacht oder eine SEPA-Lastschrift ist fehlgeschlagen.
Rückerstattet	Sie haben dem Kunden den Rechnungsbetrag zurückerstattet.
Erstattungsbearbeitung	Die Rückerstattung der Zahlung wird gerade bearbeitet. In den meisten Fällen hat der Shop-Kunde den Erstattungsbetrag innerhalb von zwei Geschäftstagen auf dem Konto. Hat der Kunde/die Kundin mit einer Kredit- oder Debitkarte bezahlt, wird die Rückerstattung innerhalb von 14 Tagen auf seinem Bankkonto gutgeschrieben.
Teilweise erstattet	Sie haben dem Kunden/der Kundin einen Teil des Rechnungsbetrags zurückerstattet.
Ausstehend	Das Zahlungsverfahren wurde gestartet, aber noch nicht abgeschlossen. Der Status ändert sich automatisch, sobald die Zahlung abgeschlossen ist.
Autorisiert	Ihr Kunde/Ihre Kundin hat die Zahlung abgeschlossen, aber das Geld wird erst überwiesen, wenn Sie die Zahlung erfassen oder die Bestellung versenden. Dieser Status ist nur für Karten, Apple Pay, Klarna Slice it oder Klarna Pay later verfügbar.

In einem kurzen Artikel beschreibt mollie, warum eine Transaktion noch offen sein kann.

Wenn der Kunde/die Kundin eine SEPA-Überweisung erst etwa 15 Tage nach der Bestellung vornimmt, hat mollie den Status bereits auf »Verfallen« gesetzt (es wird ja bis zu 12 Tage auf den Eingang gewartet). mollie erstattet in diesem Fall dem Kunden/der Kundin den Betrag retour, und informiert den Shop Betreiber/die Betreiberin per E-Mail. Nun sollte die Bestellung entweder storniert, oder anderswie bezahlt werden.

stripe

Bei stripe ist es der Rechnungsstatus.

Entwurf	In diesem Status können alle Teile der Rechnung bearbeitet werden. Der Entwurf kann gelöscht werden, es sei denn, die Rechnung wurde im Rahmen eines Abonnements erstellt. Nur Rechnungsentwürfe können gelöscht werden und gelöschte Entwürfe können nicht wiederhergestellt werden.  Hinweis: Nachdem eine Rechnung fertiggestellt wurde, kann sie nicht mehr in den Entwurfsstatus zurückversetzt werden.
Offen	Eine Rechnung mit dem Status „Offen“ wurde fertiggestellt, wobei die Zahlung durch die Kundin/den Kunden noch aussteht. Bei der Fertigstellung der Rechnung werden einige Informationen über die Kundin/den Kunden kopiert und diese Felder unveränderbar gemacht. Außerdem wird eine eindeutige URL generiert, unter der die Kundin/der Kunde die Rechnung bezahlen kann. Hinweis: Im Dashboard finden Sie zusätzliche Informationen über den aktuellen Status, beispielsweise „Überfällig“ oder „Wird erneut versucht“. Dabei handelt es sich jedoch nicht um einen eigenständigen Status, sondern die Rechnung besitzt weiterhin den Status „Offen“.
Bezahlt	Dieser Status ist endgültig. Nachdem eine Rechnung bezahlt wurde, kann sie nicht mehr geändert werden. Rechnungen mit dem Status „Bezahlt“ können nicht in den Status „Offen“ verschoben werden.
Uneinbringlich	Eine Rechnung mit diesem Status kann nicht bearbeitet werden und ihr Status kann nur in „Storniert“ oder „Bezahlt“ geändert werden.
Storniert	Dieser Status ist endgültig. Nachdem eine Rechnung storniert wurde, können keine weiteren Änderungen mehr vorgenommen werden.